omroep flevoland

De gemeenteraad van Almere vergadert donderdag twee uur lang over de affaire rond de verdwenen mailboxen. Burgemeester Franc Weerwind moet deze maand ook nog bij commissaris van de Koning Leen Verbeek tekst en uitleg geven over hoe het zo ver heeft kunnen komen.

De mailboxenaffaire had voorkomen kunnen worden, blijkt uit onderzoek van Omroep Flevoland. De provincie Flevoland is als toezichthouder namelijk al 10 jaar lang op de hoogte van het feit dat het archiefbeheer van de gemeente Almere niet op orde is.

Keer op keer beloofde de gemeente beterschap aan provincie, maar er gebeurt steeds niets: de problemen blijven. Voor de provincie was in 2019 de maat vol. De toezichthouder besloot toen tot ingrijpen. Maar ook dat ingrijpen laat al een jaar op zich wachten. Het bleef bij veel overleggen, maar tot handelen kwam het nog niet. De provincie erkent dit, maar zegt dat de 'redelijke termijn' van de gemeente om de problemen op te lossen binnenkort afloopt. Daarom is er deze maand een overleg tussen burgemeester Weerwind en de commissaris van de Koning Leen Verbeek om 'de situatie nader te beschouwen'.

Omroep Flevoland ontdekte eerder dat er complete mailboxen van bestuurders en topambtenaren zijn gewist bij de gemeente Almere. De communicatie van de gemeente daarover was tegenstrijdig. Omroep Flevoland heeft daarop de inspectieverslagen van de archivaris van de gemeente Almere opgevraagd bij de provincie. Die tonen een ontluisterend beeld, waarbij de Archiefwet jarenlang met voeten wordt getreden.

2011
In 2011 zijn er al belangrijke zaken niet op orde. Dat blijkt uit het inspectieverslag van 2013. Maar twee jaar later is er zo goed als niets met de aangekaarte problemen gedaan. Men houdt zich niet aan de Archiefwet. Dit zijn de belangrijkste problemen, het ontbreekt aan:

• Een volledig overzicht van de vindplaatsen, de beschikbaarheid, de ordening en de staat van de archiefbescheiden
• Volledige procedures voor het informatiebeheer en de controle daarop
• Een volledige implementatie van informatiesystemen voor document management
• Voldoende faciliteiten voor het beheer van digitale archiefbescheiden
• Voldoende capaciteit om bovengenoemde resultaten te bereiken

2015
We zijn weer twee jaar verder. De gemeente beloofde beterschap, maar daar is bij het volgende inspectieverslag (2015) niet veel van terug te zien. Wederom bevindt het informatiebeheer zich niet op het wettelijk voorgeschreven niveau. Het lijstje met knelpunten is nauwelijks kleiner geworden. Wel belooft de gemeente Almere beterschap met een plan van aanpak. Dit zou ervoor moeten zorgen dat in 2016 er al punten verbeterd zijn.

2017
De problemen slepen zich inmiddels al ruim 6 jaar voort. Maar ook het plan van aanpak komt niet echt van de grond. Want in de rapportage van 2017 zijn er nog steeds 17 tekortkomingen. En weer belooft de gemeente beterschap. Onder meer op het gebied van het beheer van de mailboxen.

"De gemeente heeft voorschriften opgesteld voor het omgaan met netwerkschijven en e-mailomgevingen en de daarin opgeslagen (archiefwaardige) informatie. Conform het in 2017 vastgestelde implementatieplan neemt ICTAR de leiding in het toepassen van de voorschriften Netwerkschijven en bewaren E-mailomgevingen. Effectuering in de lijn maakt deel uit van de implementatie van het kwaliteitssysteem."

Ook werd toegezegd dat er toezicht wordt gehouden op en verantwoording afgelegd over de uitvoering van de vernietiging van de mailboxen. Inmiddels (in 2021) weten we dat meerdere mailboxen dus wel degelijk vernietigd zijn.

2018
Ondanks alle toezeggingen blijken in 2018 de zaken nog niet op orde bij de gemeente Almere. De provincie stuurt als toezichthouder een overzicht van wat er mis is. De kleur rood overheerst in deze inventarisatie. Van de 33 punten, zijn er 22 niet geregeld. Slechts drie van de 33 punten zijn wél op orde in 2018.

2019
We zijn inmiddels acht jaar na de eerste signalen. In 2016 is het plan van aanpak ingevoerd. Inmiddels is het 2019 en de toezichthouder komt tot de volgende conclusies:

"De informatie van de gemeentelijke organisatie, in digitale en papieren vorm, verkeert in het algemeen niet in goede, geordende en toegankelijke staat. De informatieopslag, zoals op de netwerkschijven en in de e-mailboxen, is niet gestructureerd: het kan zelfs chaotisch worden genoemd."

"De Information Governance is niet volledig ingericht en werkt daardoor niet. Beleid bereikt de werkvloer niet en de afdelingen krijgen onvoldoende ondersteuning. Anderzijds doen de afdelingen veel te weinig aan interne kennisopbouw, hulpverlening en advisering."

Opnieuw wordt dus duidelijk dat e-mailboxen, netwerkschijven en nog meer zaken niet goed beheerd worden. Het geduld van de provincie is inmiddels op. Er moet worden ingegrepen.

2020
In 2020 komt er een nieuw verbeterplan van de gemeente Almere na druk vanuit de provincie. Dat plan wordt op 17 februari 2020 naar de provincie gestuurd. Maar ook daar zit vertraging. Tot op de dag van vandaag verkeren alle verslagen over de gesprekken tussen de toezichthoudende provincie en de gemeente nog steeds in de conceptfase, aldus de woordvoerder van de commissaris van de Koning. Toch is Almere na jaren van kwakkelen eindelijk op de goede weg, zo is te lezen in een onlangs verschenen inspectieverslag over 2020. Dit is een verslag van de Almeerse stadarchivaris over de voortgang. Wel waarschuwt de archivaris dat er waarschijnlijk te weinig personeel is om de verbeteringen uit te voeren. Maar de invoering van de belangrijkste verbeterpunten moet in 2021 echt van de grond komen, zo constateert hij.

2021
Omroep Flevoland ontdekt door middel van een zogenoemd Wob-verzoek dat er meerdere mailboxen zijn gewist bij de gemeente Almere. Onder andere van topambtenaren, oud-wethouders en oud-burgemeester Annemarie Jorritsma. De gemeenteraad grijpt in en vraagt om een spoeddebat. Daarin gaat burgemeester Franc Weerwind diep door het stof. Hij spreekt over 'forse inschattingsfouten' en noemt de situatie 'zeer ernstig'. Inmiddels is duidelijk dat met een hersteloperatie het toch nog is gelukt delen van de mailboxen terug te vinden.