omroep flevoland

Binnen de gemeente Almere was het al jaren duidelijk dat e-mails van oud-wethouders en oud-bestuurders niet fatsoenlijk werden bewaard. Pas begin vorig jaar is er ingegrepen om te zorgen dat het vanaf dat moment wél gebeurde. Inmiddels blijkt dat ook mailboxen van oud-raadsleden niet zijn opgeslagen.

E-mails van bestuurders en topambtenaren mogen volgens de Archiefwet niet zomaar worden weggegooid. Ze moeten beschikbaar blijven en kunnen bijvoorbeeld via een Wob-verzoek worden opgevraagd. Omroep Flevoland kreeg eind vorig jaar bij zo'n verzoek te horen dat e-mails van oud-bestuurders niet geleverd konden worden. Ze bleken namelijk te zijn gewist.

De gemeenteraad nam de verdwenen e-mails hoog op en gaf burgemeester Franc Weerwind de opdracht om de zaak tot op de bodem uit te zoeken. Vooruitlopend op de raadsvergadering van volgende week komt hij nu met nieuwe informatie naar buiten.

Het college van B en W zegt dat "op verschillende momenten in de afgelopen jaren is geconstateerd dat vastgesteld beleid voor het bewaren van mailboxen van vertrokken bestuurders en directeuren onvoldoende was geïmplementeerd". Het gaat dan om de periode 2016 tot 2020. Ook bij eerdere Wob-verzoeken bleek al dat e-mailboxen niet meer beschikbaar waren. Hoewel er toen steeds maatregelen zijn getroffen, "is onvoldoende toegezien op de uitvoering daarvan". Pas de afgelopen weken is de precieze omvang van het probleem duidelijk geworden.

9 van de 81 mailboxen volledig bewaard
Eigenlijk hadden sinds 1 januari 1996 de mailboxen van oud-bestuurders en oud-directeuren bewaard moeten blijven. Bij de gemeente Almere gaat het dan om 81 accounts. Tot halverwege vorige maand dacht het college dat deze gegevens vernietigd waren. Na een zoektocht bleek dat er toch nog back-ups bestonden.

Slechts negen mailboxen zijn volledig teruggevonden. In vijftien gevallen gaat het om gedeeltelijke mailboxen. Bij deze gedeeltelijke mailboxen verschilt het aantal gevonden mailberichten sterk, uiteenlopend van tientallen tot duizenden per box.

De afgelopen weken is geprobeerd om de compleet verwijderde mailboxen gedeeltelijk te reconstrueren. Dat gebeurt door een softwareprogramma toegang te geven tot de mailaccounts van alle ambtenaren. Hierin wordt dan gescand naar e-mails die zijn verstuurd van of naar oud-wethouders. Op die manier kan interne correspondentie worden teruggehaald. Dat geldt niet voor e-mails die oud-wethouders hebben verstuurd naar mensen buiten de gemeentelijke organisatie.

Hoe het kan dat de mailboxen niet goed bewaard zijn gebleven wordt niet direct duidelijk. Het college van B en W zegt te willen benadrukken dat er 'op geen enkele wijze is gebleken dat er sprake is geweest van opzet'.

Welke e-mails zijn er nog?
De gemeente heeft een uitgebreid overzicht gepubliceerd van verwijderde of teruggevonden mailboxen. Als het gaat om oud-wethouders uit recente jaren is dit de situatie:

Mailbox aanwezig:
Jerzy Soetekouw
Loes Ypma
Aldrik Dijkstra
Froukje de Jonge
Ineke Smidt
Mark Pol

Niet meer aanwezig:
Jaap Lodders
René Peeters
Arno Visser
Berdien Steunenberg
Marjan Haak-Griffioen

Deels aanwezig:
Tjeerd Herrema
Henk Mulder
Ed Anker
Adri Duivesteijn
Ben Scholten
Martine Visser