omroep flevoland

Bij de gemeente Almere zijn complete mailboxen gewist van wethouders en managers, waardoor belangrijke informatie niet meer te achterhalen is. Het gaat om bijvoorbeeld toezeggingen en afspraken van wethouders. Dat werd bekend doordat Omroep Flevoland een Wet openbaarheid van bestuur verzoek (WOB-verzoek) indiende. Het vernietigen van mailboxen maakt het onmogelijk de gemeente achteraf te controleren.

Ambtenaren moeten in principe bij elke mail die ze ontvangen, kijken of ze deze voor korte of langere tijd moeten bewaren. Belangrijke berichten over bestuurlijke aangelegenheden of bijvoorbeeld contracten moeten 10 jaar bewaard blijven. Reden hiervoor is dat je als burger of bijvoorbeeld journalist achteraf moet kunnen kijken hoe bepaald beleid tot stand gekomen is.

Waarom de mails zijn gewist is onduidelijk. Het wissen van de mail van een vertrekkende medewerker mag bijvoorbeeld niet. Ook een reden als ‘de schijven raken vol’ is geen argument. Een back-up van de mail was er ook niet meer.

Al langer problemen
Dat het hommeles is bij de gemeente wat de archivering betreft, is al een jaar bekend. De provincie heeft toen als toezichthouder Almere op het matje geroepen. Er is een verbeterplan gemaakt dat 1,3 miljoen euro kost. De provincie houdt de vinger aan de pols. De gemeente Almere wil geen antwoord geven op vragen van Omroep Flevoland of er nog meer mailboxen zijn vernietigd en hoe het met het verbeterplan gaat.

Het wissen van de mailboxen kwam aan het licht toen Omroep Flevoland een WOB-verzoek deed naar de problemen binnen de gemeente bij de overgang van Windows 7 naar een nieuwere versie van het besturingssysteem. Ontwikkelaar Microsoft gaf in 2015 vijf jaar de tijd om te wisselen. Na die vijf jaar stopten de updates met alle veiligheidsrisico's van dien. Vanaf dat moment hadden hackers eventueel makkelijker digitaal kunnen inbreken bij de gemeente. Toch draaiden begin 2020 nog 150 computers in het stadhuis op het verouderde systeem. En dat is opmerkelijk, want in 2015 verscheen er een nog een vernietigend rapport over het computerbeleid van de gemeente. Toen was al duidelijk dat Almere ook bij een eerder nieuw besturingssysteem te traag reageerde.

Fragment reactie gemeente Almere op WOB-verzoek
"Op grond van de Wob moeten de gevraagde documenten bij binnenkomst van een verzoek om informatie feitelijk onder de gemeente berusten of alsnog kunnen worden achterhaald. Naar aanleiding van uw verzoek hebben wij onderzoek uitgevoerd naar de documenten in de (oude) mailboxen van de door u in het Wobverzoek genoemde oud-afdelingsmanagers van ICTAR.

Hoewel hier niet direct om is gevraagd hebben wij ook onderzoek gedaan naar de mailboxen van oud bestuurders/portefeuillehouders. Hiervoor hebben wij de via de ICT-afdeling onze systemen geraadpleegd, navraag gedaan bij de bestuurssecretariaten en de betrokken ICT-leverancier.

De betrokken leverancier heeft schriftelijk aangegeven dat de mailboxen van de betreffende oud-afdelingsmanagers en oud-bestuurders enkele maanden na hun vertrek zijn verwijderd en niet meer via een back-up konden worden achterhaald. Nu wij niet meer over de genoemde mailboxen beschikken, kunnen wij eventuele informatie daaruit, voor zover deze binnen de reikwijdte van uw verzoek valt, niet verstrekken.

Daarnaast beschikt de gemeentesecretaris niet over documenten die binnen de scope van uw verzoek vallen. Deze documenten kunnen wij u dan ook niet verstrekken. Voorts vraagt u om WhatsApp-, voice- en video- danwel via andere communicatiekanalen gedeelde bestanden. Wij beschikken niet over dergelijke bestanden in relatie tot het levenseinde van Windows 7 en kunnen u dergelijke bestanden dus niet verstrekken."